Gut geplant ist viel gewonnen – warum Zeitplanung für mich eine richtig tolle Sache ist

von | 29. April 2022 | Zeitmanagement | 0 Kommentare

Bild von einem Tablet mit Zeitplanung für eine Woche, daneben der Text „Gut geplant ist viel gewonnen. Warum Zeitplanung für mich eine richtig tolle Sache ist“.

In meinem letzten Blogbeitrag ging es darum, wohin unsere Zeit „verschwindet“. Ich habe dir erklärt, wie du mit einem Zeittagebuch herausfindest, was du mit deiner Zeit alles anstellst, und so „Zeitfressern“ auf die Spur kommst. Im heutigen Beitrag geht es nun um einen weiteren Aspekt des Themas Zeit, nämlich die Zeitplanung, die für mich ein sehr wichtiges und nützliches Instrument ist.

Falls bei dir jetzt die Alarmglocken schrillen: Ich weiß, für viele Menschen ist Zeitplanung ein rotes Tuch, eine Horrorvorstellung, die stark mit Einschränkungen assoziiert wird. Deswegen möchte ich zunächst mal auf einige Argumente eingehen, die häufig gegen Zeitplanung ins Feld geführt werden.

Was spricht gegen Zeitplanung?

„Für Zeitplanung hab ich keine Zeit.“

Es ist richtig: Wenn du deine Zeit planen möchtest, musst du für das Planen eine gewisse Zeit investieren. Allerdings sparst du aus meiner Erfahrung am Ende auch Zeit ein, sodass sich der Aufwand letztlich „rechnet“.

Das ist ein wenig wie in der Geschichte vom Holzfäller, der mit einem stumpfen Beil einen Baum fällen will. Er schlägt wie wild auf den Baumstamm ein, plagt sich dabei und müht sich ab, sein Werkzeug hinterlässt aber immer nur winzige Kerben. Als ein Spaziergänger ihn fragt, warum er sein Beil nicht schleift, antwortet ihm der Holzfäller atemlos: „Dafür hab ich keine Zeit, ich muss doch unbedingt diesen Baum fällen!“

Du siehst, was ich meine? Manchmal muss man ein wenig Zeit investieren, um dann schneller oder besser voranzukommen.

Ich habe auch die Erfahrung gemacht, dass man bei der Zeitplanung rasch eine gewisse Routine entwickelt und im Laufe der Zeit viel schneller wird und letztendlich gar nicht mehr so viel Zeit dafür braucht.

„Zeitplanung schränkt mich ein, da kann ich nicht mehr kreativ sein.“

Den Impuls verstehe ich gut: Wenn du deine Zeit planst, steht plötzlich fest, was du zu einer bestimmten Zeit tun sollst beziehungsweise tun willst. Und genau beim Sollen oder Wollen liegt für mich der Hase im Pfeffer. Eine Zeitplanung ist ja nichts, was dir von außen übergestülpt wird. Du selbst planst deine Zeit, somit ist es deine eigene, freie Entscheidung, was du wann machst.

Empfindest du es als Einschränkung, wenn du dich mit Freund*innen zum Kaffeetrinken oder zu einem Kinobesuch verabredest? Ich vermute nein. Da gibt es etwas, was du tun möchtest, und du legst eine Zeit fest, wann du es machst. Nichts anderes passiert bei der Zeitplanung.

Und die machst du natürlich so, wie sie für dich persönlich stimmig ist: Wenn du weißt, dass du morgens erst mal drei Tassen Kaffee brauchst, bevor du eine komplizierte Aufgabe angehen kannst, planst du dir diese Aufgabe einfach erst für den späten Vormittag ein. Wenn du weißt, dass du am Nachmittag immer so richtig kreativ wirst, dann legst du dir dorthin dein Zeitfenster für die kreativen Tätigkeiten. Und wenn du heute ausnahmsweise einen unkreativen Tag hast und am eigentlich kreativen Nachmittag zehn Minuten lang auf ein leeres Blatt gestarrt hast, ohne dass sich die guten Ideen eingestellt haben, dann planst du eben um.

Es ist deine Zeitplanung und sie ist nicht in Stein gemeißelt. Sie ist nur ein Plan, ein Leitfaden, kein ehernes Gesetz.

„Zeitplanung bringt nichts, es kommt ja sowieso immer anders.“

Stimmt, es passiert immer wieder, dass sich das Leben nicht an deine Zeitplanung hält. Dass irgendwas dazwischengrätscht und deinen tollen Plan über den Haufen wirft. Da hilft nur eines: Flexibel bleiben.

Mir persönlich fällt es allerdings viel leichter, auf eine Veränderung zu reagieren, wenn es einen Plan A gibt, den ich zu einem Plan B abändern kann. Wenn ich weiß, dass ich jetzt eigentlich Aufgabe 1 machen wollte, sich nun aber etwas Wichtigeres dazwischenschiebt, ist mir klar: Ich muss Aufgabe 1 an eine andere Stelle schieben. Ein Blick in meine Zeitplanung verrät, wohin ich Aufgabe 1 verschieben kann, wo ich dafür Platz schaffen kann. Ohne Plan würde ich in Stress geraten – entweder jetzt, weil ich nicht wüsste, wohin mit dem, was ich unterbrechen und verschieben muss, oder später, wenn irgendwelche Deadlines nicht mehr einzuhalten sind, weil ich vollkommen den Überblick verloren habe.

So weit also zu den typischen Argumenten, die Menschen gern gegen Zeitplanung ins Feld führen. Jetzt möchte ich dir noch ein paar der Gründe nennen, die aus meiner Sicht für Zeitplanung sprechen.

Was spricht für Zeitplanung?

Zeitplanung gibt dir Fokus

Für eine sinnvolle Zeitplanung musst du dir erst mal einen Überblick darüber verschaffen, was alles ansteht und wie wichtig und/oder dringend die Dinge sind, die anstehen. Dann triffst du bewusste Entscheidungen, welche der anstehenden Dinge du überhaupt erledigen möchtest (oder musst) und wann du das tun wirst. Alles, was du (noch) nicht eingeplant hast, kannst du erst mal außer Acht lassen, weil es gerade nicht dran ist. Du konzentrierst dich also nur auf die eine Sache, die jetzt zu erledigen ist.

So hilft mir meine Zeitplanung sehr dabei, mich auf wenige Dinge zu fokussieren und dann den Fokus auch wirklich zu behalten.

Zeitplanung macht dir deine Kapazitäten deutlich

Wie oft kommt es vor, dass man am Ende des Tages eine ganze Menge geschafft hat, aber immer noch viel zu viele offene Punkte auf seiner To-do-Liste stehen hat? Das ist unglaublich frustrierend! So etwas passiert vor allem dann, wenn man auf eine Zeitplanung verzichtet und komplett ins Blaue hinein oder nur mit der To-do-Liste, aber ohne zeitliche Verankerung arbeitet.

Eine reine Aufgabenliste bildet nämlich nur ab, was zu tun ist, aber nicht, wie lang die einzelnen Aufgaben dauern. Die Anzahl der To-dos sagt nichts darüber aus, ob ich sie in der dafür zur Verfügung stehenden Zeit überhaupt schaffen kann.

Wenn ich aber meine Zeit plane, muss ich den einzelnen Aufgaben eine gewisse Länge geben. Jede Aufgabe (oder auch eine Gruppe ähnlicher Aufgaben) bekommt ein Zeitfenster. So füllt sich der Tag oder die Woche und ich sehe schwarz auf weiß (oder in meinem Fall in bunten Farben), wie viel oder wenig Zeit ich am jeweiligen Tag zur Verfügung habe.

Auch das kann erst mal ziemlich frustrierend sein, weil so ein Tag nicht mehr besonders viele Stunden hat, wenn man notwendige Dinge wie Schlafen, Essen, Pausen mit berücksichtigt und – wie es aus gutem Grund empfohlen wird – nur etwa 60 % der zur Verfügung stehenden Zeit fest verplant.

Gerade dieser Frust bzw. die Erkenntnis, wie wenig Zeit ich an jedem einzelnen Tag habe, lässt mich aber auch sehr geizig werden mit meiner Zeit. Soll ich wirklich den halben Vormittag damit verschwenden, wegen einer kleinen Info stundenlang im Netz rumzusurfen, wenn das im Umkehrschluss bedeutet, dass ich abends keine Zeit mehr habe, um meine Lieblingsserie zu gucken oder mich mit Freund*innen zu einer gemütlichen Brettspielrunde zu treffen?

Ich verwende hier übrigens bewusst Beispiele aus meiner Freizeit, weil wir Soloselbstständigen dazu neigen, dem Business sehr viel und der Freizeit und der Erholung sehr wenig Zeit einzuräumen. Im Zweifelsfall bleibt dann oft das auf der Strecke, was uns guttut und/oder Spaß macht.

Zeitplanung macht flexibel

Ich habe es weiter oben schon gesagt: Mir fällt es viel leichter, einen bestehenden Plan A zu überdenken und daraus einen Plan B zu machen, als komplett ohne Plan draufloszuarbeiten und zu versuchen, dabei trotzdem alles termingerecht auf die Reihe zu bekommen.

Mit einer guten Zeitplanung muss man aber häufig gar nicht vom Plan A abweichen und sich einen neuen Plan B ausdenken, weil beim Planen auch immer Platz für unvorhergesehene Dinge freigehalten wird. Sei es, dass ein Vorhaben überraschend mehr Zeit in Anspruch nimmt als gedacht oder dass etwas ganz Neues dazukommt, das man nicht einplanen konnte, weil man noch nichts davon wusste – mit entsprechenden Puffern in der Zeitplanung kann man viele dieser Dinge leicht auffangen.

Und sollten die Puffer einmal nicht benötigt werden, weil alles wie am Schnürchen und nach Plan geklappt hat, ziehe ich einfach was aus der Planung für die nächsten Tage oder aus den noch nicht eingeplanten Aufgaben vor – oder mache früher Feierabend und freue mich über die zusätzliche freie Zeit.

Durch Zeitplanung gewinnst du Zeit

Auch wenn es sich im ersten Moment komisch anhört, für mich hat es sich wirklich bewahrheitet: Durch Zeitplanung gewinne ich Zeit.

Wenn ich gut geplant habe, weiß ich genau, was gerade dran ist, und kann mich exakt darauf fokussieren. Alles andere schiebe ich ruhigen Gewissens beiseite und komme so mit der aktuellen Aufgabe auch wirklich zügig voran. Wenn was Neues reinkommt, muss ich nur kurz prüfen, ob es so wichtig ist, dass ich meinen aktuellen Plan ändern muss. Wenn nicht, arbeite ich an dem weiter, was gerade ansteht.

Ich muss mir nicht nach Abschluss jeder Tätigkeit aufs Neue überlegen, was ich als Nächstes angehe, welches Vorhaben jetzt am wichtigsten ist, welches meiner vielen To-dos ich jetzt anpacke. Ich habe das einmal gezielt für alle Vorhaben der nächsten Woche oder des nächsten Tages entschieden, brauche mich also nach Abschluss der einen Sache nur dem nächsten Punkt in meiner Planung zuzuwenden und mich gar nicht mehr mit einer neuen Entscheidungsfindung herumzuschlagen.

Natürlich folge ich meiner Planung dabei nicht blind, sondern überprüfe immer wieder kurz, ob sich etwas geändert hat, ob ich die Prioritäten neu vergeben muss. Doch auch das geht deutlich schneller, wenn ich schon einmal die grundsätzlichen Entscheidungen getroffen habe.

Und was ist mit der Spontaneität?

In meiner Zeitplanung habe ich durchaus Raum für spontane Entscheidungen, weil ich nicht ausschließlich konkrete Aufgaben, sondern auch Tätigkeitsbereiche in meine Zeitplanung aufnehme. Da gibt es dann zum Beispiel das Zeitfenster „Einfach umsetzen!“. Dafür habe ich vielleicht ein paar Aufgaben fest eingeplant, die ich exakt an diesem Tag erledigen will oder muss, über die restliche Zeit in diesem Zeitfenster entscheide ich dann aber spontan bzw. intuitiv. Schreibe ich lieber den nächsten Blogbeitrag oder beantworte ich offene Mails? Lese ich mich in ein bestimmtes Thema ein oder erledige ich lieber irgendwelchen Papierkram? Das hängt dann oft von meiner Stimmung ab. Und so habe ich trotz Planung immer auch Raum für spontane Entscheidungen.

Und jetzt bin ich natürlich wieder neugierig: Wie hältst du es mit der Zeitplanung? Planst du deine Zeit? Oder laufen die Tage und Wochen bei dir eher im Freestyle-Modus ab? Verrate es mir gern in den Kommentaren! Auch Fragen zum Thema Zeitplanung kannst du gern dort stellen.


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